Bølgen som traff byråkratiet

Krisehåndtering er en selvmotsigelse. Krise er når en situasjon oppstår, som ikke lar seg kontrollere.

Håndtere er et ord som godt betalte konsulenter har lagt til for å skape et inntrykk av at en slik situasjon kan kontrolleres.

Ikke bare var tsunamien en krise som ikke ble kontrollert, den ble forverret av måten UD håndterte situasjonen. Kritikken var massiv. Det gikk så langt at UD-ansatte nærmest følte skyld for jordskorpeforskyvningene som utløste tsunamien.

Jeg var kommunikasjonsrådgiver i sekretariatet til utenriksministeren. Og det meste jeg kan om kommunikasjon lærte jeg i den tiden.

Vi var mange som sov bare få timer hver natt de ukene. Noen som sov mindre. Vi fikk kontinuerlig kjeft. Vi følte kontinuerlig skyld. (Kunne vi vært på jobb tidligere? Kunne vi jobbet mer? Annerledes?) Vi gjorde så godt vi kunne i et system som ikke var bygd for slike katastrofer.

Daværende utenriksminister Jan Petersen sa i et intervju med NRK i dag: ”Vi hadde ikke et apparat som var stort nok”. Det har aldri manglet på personer eller penger i UD. Apparatet var ikke godt nok.

For mange toppledere lot være å delegere i frykt for å miste makt. For mange mellomledere satt og ventet på at makt skulle delegeres.

Informasjon var sentralisert. For mange visste for lite.

Mangel på informasjon gjør det vanskelig å ta beslutninger. Passende for systemer som nettopp legger opp til at færrest mulig tar beslutninger.

Den manglende evnen til å innrømme feil var selve akilleshælen. Å innrømme feil er ikke det samme som å innrømme svakhet. Snarere tvertimot.

Mye av kritikken kom fra kilder i vårt eget system. Når en legger lokk på intern kritikk, så finner kritikken andre måter å komme fram på.

Det meste av kritikken var berettiget. Men ikke alt.

Kristin Halvorsen mente at UD måtte sørge for at nordmenn sov trygt om natta i utlandet. Noe våre politikere aldri har klart her hjemme.

Jeg lærte mye om hvordan en ikke kommuniserer. Men jeg lærte også mye om hvordan en kommuniserer.

I et ansiktsløst byråkrati ble kommunikasjonsrådgiver Catherine Andersen et menneskelig ansikt. Som formidlet både fakta og følelser. Mens ringene under øynene ble stadig mørkere.

De som jobbet på tvers av stillingstitler og avdelingsgrenser fikk mest gjort. De som fant nye måter å samarbeide med eksterne, som oftest ga de eksterne all anerkjennelsen, fikk gjort enda mer.

Leder i administrativ avdeling, Leidulv Namtvedt, forsonte et helt allmøte da han beklaget at ”de ansatte var sendt ut i krigen uten våpen”.

Som John Olav Egeland skrev i Dagbladet i dag ”Den som har sett 1800 døde kropper som har ligget flere dager i nesten 40 graders varme, glemmer verken synet eller lukten. Det var ikke uvirkelig. Det var så fordømt virkelig som noe kan bli.”

De tøffeste samtalene jeg hadde var med journalister som befant seg i denne virkeligheten. Og, som journalister alltid gjør, ønsket svar. Tydelige svar.

Jeg husker VGs Jon Magnus, som skjelte meg ut i mange, lange minutter. Og så ringte tilbake. Jeg husker ikke lenger hva vi snakket om. Men det kjentes som om vi trøstet hverandre.

I den samme virkeligheten gikk UD-ansatte mellom sykehus og likhus og lette etter landsmenn. Deres historier ble aldri fortalt. Slik var ikke systemet.

Statsminister Bondevik sa på TV2 i dag at det var en feil å gå ut med sin frykt for så mange som 1000 døde. ”Tallet var helt feil, og kunne være egnet til å skape mer frykt og fortvilelse enn trøst.” Det kunne det, og det gjorde det.

På pressekonferansen hvor det endelige tallet på 84 ble presentert, husker jeg et kollektiv sukk gjennom salen. Det var ikke, paradoksalt nok, et sukk av lettelse. Det ble tolket som enda et tegn på at norske myndigheter ikke hadde hatt kontroll.

Det ble lagd humor – eksternt og internt – om at UDs mobile kontorer var en bunke post-it-lapper og en kulepenn. Bare noen måneder seinere ble det lagd ufrivillig humor, da UD skulle lansere sitt nye sakbehandlingssystem BEST, med plakater som viste steder en kunne saksbehandle ved hjelp av BEST. Og ja, stranda var et av dem.

Kommunikasjonssjef Anne Lene Dale begynte to uker før tsunamien, for kort tid til å endre UDs kommunikasjonssystemer. Men tiden etterpå brukte hun godt. Og UD er i dag en moderne kommunikasjonsorganisasjon.

Å få være med på den oppbygningen var grunnen til at jeg ble i UD enda noen år. Å få reise ut seinere med et profesjonelt kriseutrykningsteam kjentes nesten rensende.

UD kan fortsatt ikke hjelpe alle. Og folk kan gjøre mer for å hjelpe seg selv. En av fem reiser utenlands uten reiseforsikring.

Da Jarle Traa gikk uten oksygen – og forsikring – på Mount Everest, og reisefølget forlangte at UD fikk han ned fra fjellet, kunne en plutselig spøke med nordmenns forventninger til UD.

UD kan fortsatt ikke kontrollere kriser. Men nå kommuniserer en åpent hva det er ved kriser en ikke kan kontrollere. Og hvordan en jobber for å få kontroll.

Norge er langt bedre beredt neste gang. Men en er ikke nok beredt. Og vil aldri være det. Det er krisehåndteringens natur.

Alt annet er omdømmearbeid. Men i dagens konsultentkontrollerte medieverden er omdømmearbeid beredskapsarbeidets mer populære fetter. De som jobber med å få krisen til å se bedre ut enn den virkelig er, blir stadig flere og flinkere.

Beredskap er fortsatt en byråkratisk kamp. Ikke minst fordi politikerne som sitter med pengene trives bedre med å stå opp mot innbilte terrorister framfor reelle naturfenomener.

Beredskap betaler seg sjelden. Før krisen igjen inntreffer.